Office Assistenz (m/w/d)
KION Group · Aschaffenburg, Germany
Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.
We offer:
- Ein Unternehmen mit Zukunft: Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie
- Gemeinsam vorankommen: Standardisierter und dokumentierter Feedbackprozess mit internationalen Karrieremöglichkeiten und individuellen Weiterbildungsangeboten
- Individuelle Benefits: Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices, Employee Assistance Program –ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen, bezuschusstes Deutschlandticket, Parkplätze, Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads, Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen
- Unsere Basics: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office, Gleitzeitkonto, attraktives Vergütungspaket, betriebliche Altersvorsorge, Kantine
Tasks and Qualifications:
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028.
Deine Aufgaben
- Du assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick
- Als zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern
- Du bist erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement
- Du organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation
- Du koordinierst und buchst Dienstreisen in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP
- Du betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS), An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR
- Du koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden
- Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination
Das bringst Du mit
Deine fachlichen Qualifikationen:
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Im Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen
- Du bringst Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung
- Idealerweise hast Du bereits mit generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst
- Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil
Deine persönlichen Stärken:
- Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten
- Deine Arbeitsweise ist strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
- Du kannst Prioritäten sicher setzen und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren
- Du bist flexibel und kannst gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung. Dein Ansprechpartner ist Anne-Christin Fritzsche.