STAGE - Travel Assistant H/F
The Independents · Paris, France · hybrid
Au sein de l’équipe Travel et sous la responsabilité du Travel Manager, vous découvrirez l'organisation des déplacements professionnels liés à nos productions dans le monde entier et apporterez un soutien quotidien aux équipes.
Vous serez notamment amené.e à :
- Participer à la recherche et au chiffrage de solutions de transport et d’hébergement pour les
équipes, en fonction des besoins et du planning de la production : vols, trains, locations de
voiture et hôtels,
- Aider à la préparation des réservations, dans le respect de la Travel Policy et avec l’outil en
ligne de notre agence de voyages d’affaires,
- Contribuer à la mise à jour des listes de répartition des chambres et à leur transmission aux
hôtels, avec l’accompagnement de la Travel Assistant ou Coordinator,
- Aider au suivi des demandes de modification ou d’annulation, en lien avec la Travel Assistant
ou la Travel Coordinator,
- Participer à la mise à jour des budgets en fonction des réservations effectuées, sous la
supervision de la Travel Manager,
- Préparer les itinéraires et les documents de voyage, avec l’appui de l’équipe,
- Aider au suivi des demandes de paiement fournisseurs et à la collecte des factures finales
des hôtels sous la supervision de la Travel Manager,
- Contribuer à la préparation des reportings de notes de frais après les événements,
- Participer à l’ouverture des comptes sur notre outil de gestion des notes de frais.
Bureau Betak étant labellisé ISO 20121, vous veillerez à infuser la culture sociale et environnementale
du groupe.
Vos principaux interlocuteurs seront ;
Vous travaillerez avec l’équipe Travel, les équipes Production, les équipes Design, Créatives et
Techniques, la Comptabilité, ainsi qu’avec nos prestataires et fournisseurs.
Profil recherché
- Vous préparez une formation en tourisme, hôtellerie, événementiel ou gestion
- Vous avez une première expérience réussie dans le tourisme ou l’organisation de déplacements
- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel,
- Vous avez un bon niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Organisé.e, attentif.ve aux détails et à l’aise dans le travail en équipe