Office Manager - France
Dilitrust · Paris, La Défense · onsite
Vos missions:
- Créer, maintenir et améliorer en continu un environnement de travail de référence, accueillant, fonctionnel et inspirant, qui favorise une expérience collaborateur de qualité.
- Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau de Paris et, le cas échéant, coordonner les opérations des autres bureaux.
- Garantir la propreté, le rangement et les bonnes conditions d’utilisation des espaces de travail, des salles de réunion et de la cuisine.
- Superviser la maintenance, les réparations, les travaux et l’aménagement des locaux, notamment les plans de seating, l’ergonomie et l’optimisation des postes de travail.
- Assurer le suivi du bail, des accès aux locaux et des demandes des collaborateurs, tout en veillant à leur confort et à leur bien-être au travail.
- Être le point de contact des fournisseurs et prestataires pour le nettoyage, la maintenance et la sécurité.
- Suivre le fonctionnement des équipements de sécurité, tenir à jour les registres applicables, signaler les risques et coordonner les interventions nécessaires.
- Suivre les stocks et commander les fournitures, consommables et équipements nécessaires au fonctionnement du bureau.
- Réceptionner, scanner, traiter et distribuer le courrier et les colis, ainsi que coordonner les demandes d’expédition.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, et préparer les espaces nécessaires aux réunions et aux visites.
- Coordonner la remise des équipements et des accès aux nouveaux collaborateurs, les accueillir et leur transmettre les informations pratiques sur le bureau et son fonctionnement.
- Organiser la récupération du matériel lors des départs et coordonner la désactivation des accès aux locaux et aux outils concernés.
- Organiser les événements internes, afterworks, célébrations, séminaires, ateliers et activités de team building.
- Administrer les canaux de communication et les espaces communautaires du bureau, diffuser les informations pratiques et publier les annonces internes.
- Assurer la coordination entre les différents départements et les parties prenantes externes, répondre aux questions des collaborateurs et veiller à la bonne circulation des informations.
- Impulser des projets et initiatives globales liés à la workplace experience.
- Planifier et coordonner les réunions stratégiques ainsi que les déplacements professionnels des directeurs, y compris les réservations et la logistique associée.
- Etre le référent pour notre outil de réservation de voyages professionnels.
Compétences recherchées:
- 3 années minimum d’expérience sur un poste similaire. Une expérience significative en organisation d’événements est un plus.
- Maîtrise du français et de l’anglais
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365
- Sens de l’organisation et gestion des priorités, avec la capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
- Aisance relationnelle et sens du service, notamment dans l’accueil des visiteurs et l’accompagnement des équipes.
- Rigueur administrative et documentaire, avec une attention particulière portée au suivi des informations et des dossiers.
- Autonomie et proactivité, avec la capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions adaptées.
Ce que nous vous proposons:
- Type de contrat : CDI à temps plein, avec un poste non éligible au télétravail.
- Un emplacement privilégié : des locaux situés au cœur de La Défense, dans le plus grand bureau de DiliTrust.
- Des avantages concrets au quotidien : CSE, tickets-restaurant, prime d’intéressement.
- Des services qui facilitent la vie : accès possible à une salle de sport, une conciergerie et une blanchisserie.
- La parentalité accompagnée : une demi-journée offerte le jour de la rentrée scolaire, des aides au financement de la crèche et des places réservées pour les enfants des salariés.
- La culture DiliTrust : séminaires annuels, afterworks et célébrations réguliers.