Assistant(e) de direction (H/F)
GROUPE CARRION · Vaulx-en-Velin, France
Les missions du poste
Véritable relais entre la direction, les équipes et les clients, la personne en charge de l'assistanat de direction joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l'entreprise.
Polyvalent, ce poste permet d’intervenir sur des missions variées, allant du suivi administratif à la facturation, en passant par la gestion du personnel. Il demande de l’organisation, de la rigueur et un bon relationnel.
Support à la direction et gestion administrative :
- Assurer le suivi administratif quotidien de l’entreprise
- Participer à la préparation des revus de direction et des réunions CODIR selon les besoins
- Rédiger et mettre en forme les courriers, mails et différents documents
- Participer à la comptabilité courante, notamment à travers la saisie de données
- Assurer le suivi et la transmission des informations entre les différents interlocuteurs
Facturation et suivi clients :
- Saisir des documents de transport pour facturation
- Préparer et établir les factures en s’assurant que les éléments nécessaires sont complets (BDC, numéro chantier…)
- Rassembler les justificatifs demandés par les clients
- Déposer les factures sur les plateformes clients
- Suivre les comptes et le chiffre d’affaires par client
- Saisir et assurer le suivi des bons et des documents associés
Suivi administratif du personnel :
- Saisir et vérifier les heures des salariés
- Être un interlocuteur privilégié des salariés pour leurs demandes administratives en lien avec la direction et le service RH
- Suivre les cartes chronotachygraphes et accompagner les salariés dans leurs démarches réglementaires pour le maintien de leurs qualifications
- Tenir à jour le planning des congés
- Assurer le suivi et la transmission des informations nécessaires à la gestion du personnel
Qualité, sécurité et environnement :
- Participer au suivi de la qualité des prestations et faire remonter les éventuels problèmes rencontrés
- Enregistrer et transmettre les anomalies, non-conformités et réclamations clients au service QSE
- Participer au suivi des actions correctives et préventives
- Être force de proposition dans l’amélioration des process interne
Cette liste de missions n'est pas exhaustive. Le poste est polyvalent et peut évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences de la personne recrutée.
Profil recherché
Nous recherchons une personne polyvalente, capable de s’adapter à des missions variées et d’échanger avec différents interlocuteurs.
Les qualités et compétences attendues :
- Sens de l’organisation et rigueur
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
- Dynamisme et réactivité
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques : Excel, PowerPoint, Pack Office et Canva
- Qualités relationnelles et sens de l’écoute
- Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d’équipe
- La connaissance du logiciel Quadra est un plus
- Travail en open space