Coordinateur/trice de projet - Gestion des locaux
OECD · Paris, Île-de-France Region, France
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.
La Direction exécutive (EXD) administre les ressources de l’OCDE au nom du Secrétaire général. Notre champ d’action couvre les ressources humaines et le bien-être du personnel ; la gestion efficace et efficiente du budget ; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégations, des visiteurs et des données de l’OCDE ; et la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques. Nous permettons en outre à l’OCDE d’exercer son pouvoir fédérateur en organisant des conférences, des réunions et des manifestations, que ce soit sous forme virtuelle, physique ou hybride. Outre les services de soutien, les fonctions centrales et l’aide à la gestion que nous assurons auprès du personnel et des Membres de l’OCDE, nous faisons bénéficier le Secrétaire général, le Conseil et les comités permanents – auxquels nous rendons compte régulièrement des affaires internes – de nos conseils stratégiques et de notre expertise quant aux politiques institutionnelles et aux questions de gestion de l’Organisation, en suivant une approche intégrée. Nous assurons également des fonctions de gestion des risques (pour les domaines de gestion qui relèvent de notre compétence). Nous menons notre activité dans un environnement dynamique en privilégiant l’excellence en matière de gestion dans toutes nos fonctions.
LE SERVICE DES CONFÉRENCES, DE LA SÉCURITÉ ET DE L’INFRASTRUCTURE (EXD/CSI)
Le Service des conférences, de la sécurité et de l’infrastructure (EXD/CSI) fournit des services de soutien indispensables au bon déroulement des activités courantes de l’Organisation. Ces services sont notamment les suivants : gestion de conférences ; traduction et interprétation ; sécurité et entretien de l’infrastructure ; services liés aux installations et gestion des espaces de travail dans une optique de sécurité et de durabilité.
Au sein d’EXD/CSI, la Division de l’infrastructure des bâtiments (BID) est responsable de la gestion, du bon fonctionnement et de la continuité d’exploitation des infrastructures techniques et des bâtiments de l’Organisation, y compris l’aménagement stratégique et opérationnel de l’espace, sachant que les locaux de l’Organisation à Paris (France) ont une superficie totale de 100 000 mètres carrés et abritent environ 4 000 postes de travail.
EXD/CSI/BID recherche un coordinateur ou une coordinatrice de projet, qui contribuera à mettre en œuvre la stratégie de gestion des locaux de l’Organisation et à mener à bien les projets et les initiatives d’aménagement de l’espace. La personne retenue s’occupera de façon concrète de divers projets et initiatives en lien avec la gestion des espaces de bureaux, l’aménagement de l’environnement de travail et les déménagements de bureaux, tout en soutenant une utilisation efficace des outils et des applications de gestion de l’espace. Elle travaillera sous la supervision du Chef de l’unité de l’aménagement de l’espace.
Responsabilités principales
Projets relatifs aux espaces de bureaux, déménagement et densification
- Coordonner les projets d’aménagement des bureaux, de déménagement et de densification, de l’évaluation des besoins à la mise en œuvre, en collaboration avec les clients internes et les équipes techniques.
- Recueillir les besoins des utilisateurs et préparer les synthèses de projet, les études de faisabilité, les différentes configurations envisageables, les calendriers et les estimations des coûts afin d’étayer la prise de décision.
- Préparer les plans, les spécifications techniques et les demandes de devis, et coordonner le déroulement des travaux des architectes, des sous-traitants et des autres prestataires de services.
- Intégrer les exigences en matière de technologie dans les nouveaux espaces, dont les salles de réunion et la connectivité.
- Veiller à la conformité aux exigences en matière de prévention des incendies et d’accessibilité, notamment pour les personnes à mobilité réduite, et promouvoir l’ergonomie des postes de travail.
- Repérer et atténuer les risques des projets relatifs au calendrier, au budget et à la continuité de l’activité pendant les travaux.
- Assurer le suivi du calendrier des projets, des dépenses et des risques, en faisant remonter les problèmes et en garantissant une exécution en temps voulu, la continuité de l’activité et l’utilisation des ressources.
- Coordonner les déménagements de bureaux au quotidien, sur la base des demandes des clients internes reçues via le système de tickets, en collaboration avec d’autres services techniques, et contrôler la livraison et l’installation du mobilier et du matériel.
Analyse des données et des performances des espaces de bureaux
- Tenir à jour les plans, l’inventaire et les registres des espaces alloués à chaque direction, en coordination avec les gestionnaires des ressources dans les directions, au moyen de plans 2D et de tableaux de bord.
- Assurer la liaison avec les services financiers et les clients internes afin d’anticiper les besoins à venir et de déterminer les surfaces allouées à des fins de refacturation.
- Analyser les taux d’occupation au moyen des données issues des capteurs et des badges afin d’adapter la taille des locaux aux besoins.
- Préparer la communication des KPI à la direction, dont les taux d’occupation, le coût par m² et la densité.
- Mener des enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs à l’issue du déménagement, recueillir les retours d’information utiles et prendre des mesures correctives le cas échéant.
Achats, fournisseurs et soutien à la gestion du mobilier
- Procéder à des inspections régulières du mobilier, afin de garantir la sécurité des utilisateurs.
- Tenir à jour les registres d’inventaires et préparer la documentation nécessaire à la mise au rebut du mobilier.
- Organiser les réparations et l’entretien du mobilier par des prestataires de services externes.
- Coordonner les offres et contribuer à la sélection des prestataires de services, notamment les entreprises de déménagement, les fournisseurs de mobilier, les consultants en gestion de projet et les sous-traitants pour les travaux.
Service client et participation des parties prenantes internes
- Nouer des relations de travail étroites avec les parties prenantes internes, en attachant une grande importance au service client.
- Contribuer à la conception d’outils de communication adaptés aux besoins des clients, conformément aux processus établis.
- Appliquer les stratégies de communication en vigueur afin de promouvoir les projets et les espaces de travail en accroissant leur visibilité, et respecter l’ensemble des normes et bonnes pratiques de l’OCDE en matière de communication, en coopérant avec la Direction de la communication en tant que de besoin. Coopérer activement avec les divers services de l’OCDE, notamment ceux responsables des achats, de la finance, de la sécurité, de la qualité, de la santé et de l’environnement, ainsi